Vorteile, Nachteile von Flexible Office (2023)

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel, herkömmliche Arbeitsmodelle werden in Frage gestellt. Gerade in Büros ergeben sich seit Jahren immer mehr Möglichkeiten, neue Ideen und Konzepte werden erdacht und gelebt. Desk Sharing ist eines von ihnen.

Das Konzept des Teilens von Arbeitsplätzen ist durch die Tech-Riesen des Silicon Valley, wie etwa Facebook oder Google, aufgekommen, die Desk Sharing bereits seit Jahren erfolgreich umsetzen. Und auch die StartUp-Szene hat sich die Idee zu eigen gemacht. Es ist für junge Unternehmen durch jegliche Art von Ersparnis ein Muss.

Durch die tägliche freie Wahl des Arbeitsplatzes sollen die Flexibilität gesteigert und Platz und Kosten eingespart werden. Doch wie bei so vielen Dingen gibt es auch hier zahlreiche Vor- und Nachteile. Die Umsetzung des Desk Sharing Konzepts muss somit gut überlegt sein.

Entscheidet man sich dafür, gilt es einige Regeln zu beachten. Vor allem um sicherzugehen, dass die zukünftige Zusammenarbeit problemlos verläuft und sich niemand vor den Kopf gestoßen fühlt.

Wie bereits erwähnt, ist Desk Sharing eng mit der StartUp-Szene verknüpft. Kleine, junge und vor allem auch schnell wachsende Unternehmen verfügen in der Regel nicht unbedingt über das notwendige Kapital, um jedem Mitarbeiter einen Schreibtisch und genügend Platz zur Verfügung zu stellen.

Da in einem modernen Betriebsumfeld Mitarbeiter immer wieder im Homeoffice arbeiten, auf Reisen sind oder Kundenmeetings haben, sind selten alle Angestellten zugleich im Büro. Die Idee des Shared Desk beruht auf der freien Zuordnung von Arbeitsplätzen.

Das heißt, jeder Mitarbeiter arbeitet dort, wo er gerade einen freien Platz findet. Natürlich ist es nicht ausschließlich ein Konzept für kleine Unternehmen, die nicht über genügend Platz verfügen. Auch große Betriebe und deren Mitarbeiter können von der flexiblen Arbeitsplatzwahl profitieren.

Desk Sharing wird außerdem als „Flexible Office“ bezeichnet, was neben der Platzersparnis eine weitere Idee des Desk Sharing im Namen trägt: Flexibilität. Durch die tägliche freie Wahl des Arbeitsplatzes soll den Mitarbeitern in ihrer Selbstorganisation mehr Flexibilität zugeschrieben werden und vermieden werden, dass durch Eintönigkeit und Gewohnheit Produktivität und Motivation sinken. Nicht zu wissen, wo und neben wem man am nächsten Morgen bzw. nach der Mittagspause sitzen wird, kann durchaus aufregend und spannend sein.

• Abbau von Hierarchien
Implementiert man das Konzept des Flexible Office, sollte es idealerweise die gesamte Belegschaft betreffen, auch Vorgesetzte und Führungskräfte. Das fördert einerseits den Willen der Mitarbeiter, mitzumachen und führt andererseits dazu, dass Hierarchien weniger präsent sind. Das wiederum kann den Zusammenhalt des Unternehmens maßgeblich fördern.
Und mag es anfangs für die Führungskräfte noch so gewöhnungsbedürftig sein, sich jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz suchen zu müssen, werden auch sie feststellen, dass dadurch mehr Kreativität im Denken entsteht und eingefahrene Arbeitsweisen aufgelockert und überdacht werden.
• Platz- und Kostenersparnis
Das Hauptargument für die Einführung von Shared Desks. In Zeiten von unglaublich hohen Immobilienpreisen kann es vor allem für junge Unternehmen eine große Ersparnis bedeuten, mit weniger Platz auszukommen. Im besten Fall wird die Kostenersparnis, die durch das Flexible Office erzielt werden kann, direkt in die Gehälter der Mitarbeiter investiert.

Man braucht weder eigene Büroräume für einzelne Mitarbeiter noch Trennwände zwischen den Schreibtischen, beides widerspricht der Idee hinter dem Konzept Desk Sharing vollkommen. Außerdem werden in der Regel weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter benötigt, da sich nicht alle Angestellten täglich im Büro befinden. Somit kommt es auch nicht zu tage- oder wochenweise leerstehenden Schreibtischen und Büros und die vorhandenen Arbeitsplätze werden tatsächlich immer genutzt. Unternehmen sprechen davon, durch Desk Sharing bis zu 30 Prozent Kosten einsparen zu können.

Nicht vergessen werden darf außerdem, dass kleine Büros weniger beheizt und gekühlt werden müssen und auch weitere Ressourcen effizienter nutzbar sind, wenn nur so viel Platz zur Verfügung steht, wie auch tatsächlich gebraucht wird. Und das kommt wiederum der Umwelt zugute. Mehr Ideen zum Thema Umweltschutz und Nachhaltigkeit im Büro finden Sie übrigens hier.

• Employer Branding und Image
Obwohl Desk Sharing eigentlich auf einem Konzept beruht, das aus Platz- und Kostengründen bereits im letzten Jahrhundert bei Matrosen und Arbeitern angewandt wurde, ist es erst seit einigen Jahren modern geworden und wird als innovativ und zukunftsträchtig wahrgenommen.
Ein Unternehmen kann so seiner Marke und seinem Image neuen Glanz verleihen. Flexible Office ist jung, modern und kreativ und wirkt vor allem für die junge Generation sehr ansprechend. Es signalisiert, dass ein Betrieb dazu bereit ist, eine zeitgemäße Arbeitsatmosphäre zu schaffen und neue und flexible Arbeitskonzepte anzuwenden.
• Mitarbeiterzufriedenheit
Ist man erst einmal im eintönigen Büroalltag gefangen, kann sich sehr schnell Lethargie und Demotivation einschalten. Jeden Tag die gleichen Arbeitsabläufe am gleichen Arbeitsplatz mit den gleichen Sitznachbarn. Eine flexible Bürogestaltung kann Abhilfe schaffen.

Desk Sharing zwingt die Mitarbeiter dazu, ihre Komfortzone zu verlassen und sich jeden Tag auf etwas Neues einzulassen. Das mag auf den ersten Blick für so manchen introvertierten Menschen überfordernd wirken, bringt jedoch Dynamik in den Arbeitsalltag und steigert somit die Motivation der Mitarbeiter. Und motivierte Mitarbeiter sind bekanntlich auch zufriedene Mitarbeiter, gibt es doch fast nichts Schlimmeres, als sich bei der Arbeit zu langweilen.

• Empathie
Muss man sich jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz suchen, sind auf einmal ganz neue Fähigkeiten gefragt. So kann es durchaus sein, dass jeden Tag eine andere Person neben einem sitzt und das erfordert Empathie in hohem Maße. Man muss sich ständig auf eine neue Arbeitssituation und einen neuen Sitznachbarn einstellen. So wird die Empathie-Fähigkeit der Mitarbeiter geschult und man lernt, mit verschiedensten Menschen und Arbeitsweisen umzugehen und vielleicht auch von ihnen zu profitieren.

Und das Gute ist: Stimmt die Chemie mal nicht, kann man sicher sein, dass man sich spätestens am nächsten Tag wieder einen neuen Platz suchen kann.

• Informationsaustausch
So viel einem der ständige Wechsel von Sitznachbarn abverlangen kann, so sehr kann man auch davon profitieren. Die Büros sind durch die flexible Arbeitsplatzgestaltung nicht mehr in Themenbereiche und Abteilungen unterteilt, sondern jeder kommt mit jedem ins Gespräch. Man lernt die Arbeitsweisen, Bedürfnisse und Herausforderungen anderer Abteilungen kennen.

Daraus ergeben sich vollkommen neue Verbindungen und Lösungsansätze, wenn Mitarbeiter, deren Arbeitsbereiche scheinbar nichts gemeinsam haben, sich zusammentun, weil sie zufällig nebeneinander sitzen. Informationen werden ausgetauscht, neue Perspektiven geschaffen und innovative Ideen geboren.

• Kreativität und Flexibilität
Desk Sharing bringt Dynamik in den Arbeitsalltag. Arbeitsplätze werden von den Mitarbeitern flexibel genutzt, je nach ihrem momentanen Bedarf. Der tägliche Informationsaustausch mit den verschiedensten Kollegen kann neue Ansätze hervorbringen und die Kreativität der Mitarbeiter ankurbeln.

Neue Erfahrungen werden gemacht, neue Denkweisen gefördert und es wird verhindert, dass sich Mitarbeiter in ihre Komfortzone zurückziehen und sich festgefahren fühlen. Kreatives und flexibles Arbeiten fördert die Motivation und somit auch die Produktivität der Mitarbeiter. Und davon profitiert sowohl die Arbeitsmoral als auch das Unternehmen im wirtschaftlichen Sinn. Bereits durch mehrere Studien konnte bewiesen werden, dass Betriebe, die das Desk Sharing Konzept erfolgreich anwenden, in der Folge bessere wirtschaftliche Ergebnisse erzielen konnten.

• Zeitaufwand und Beeinträchtigung der Produktivität
Der Zeitaufwand ist ein bedeutender Faktor des Desk Sharing Konzepts. Jeden Morgen, nach jeder Mittagspause, nach jedem Meeting müssen sich Mitarbeiter wieder einen neuen Arbeitsplatz suchen und ihn einrichten.

Das heißt: Laptop auspacken und verkabeln, Schreibtisch und Stuhl passend einstellen etc. Hochgerechnet kann dadurch ein beträchtlicher Anteil an Arbeitszeit verloren gehen, Zeit, die den Mitarbeitern am Ende des Tages fehlt und sich somit eventuell negativ auf die Produktivität auswirkt. Bis man nach sich nach einem Arbeitsplatzwechsel wieder so eingerichtet hat, dass man weiterarbeiten kann wie zuvor, vergeht nämlich nicht nur viel Zeit, sondern man läuft auch Gefahr, den Faden zu verlieren und wieder von vorne beginnen zu müssen.

• Unsicherheit unter den Mitarbeitern
Es liegt in der Natur des Menschen skeptisch auf Veränderungen zu reagieren. Es gibt sicher einige Mitarbeiter, die mit dem Prinzip des Desk Sharing nichts anfangen können. Vor allem für introvertierte Charaktere kann es ein durchaus signifikanter Stressfaktor sein, sich immer wieder einen neuen Arbeitsplatz suchen zu müssen.

Stress bringt Unruhe ins Unternehmen und kann eine allgemein unsichere Stimmung erzeugen. Deshalb müssen bei der Entscheidung, ob solch ein flexibles Bürokonzept das Richtige für ein Unternehmen ist, unbedingt die Mitarbeiter mit einbezogen werden. Auch eine Testphase ist eine gute Idee, um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob die Mitarbeiter von Desk Sharing profitieren oder eher gestresst und unruhig reagieren.

• Konkurrenzdenken bei der Arbeitsplatzwahl
Man möchte meinen, unter erwachsenen Menschen sollte es kein Problem sein, Arbeitsplätze gerecht zu verteilen, sodass durch den täglichen Wechsel eine faire Aufteilung zustande kommt. Nur ist dem leider nicht immer so. In jedem Unternehmen wird es vermutlich Arbeitsplätze und Schreibtische geben, die als „besser“ oder „schlechter“ wahrgenommen werden. Das kann zu einem starken Konkurrenzdenken bei der Wahl führen, wenn sich der Eindruck breit macht, dass die „guten“ Schreibtische immer an die anderen Mitarbeiter gehen.

Denn obwohl Desk Sharing im Idealfall Empathie und bessere Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern fördert, kann das Konzept auch nach hinten losgehen und einzelne Mitarbeiter können sich unfair behandelt fühlen. Sie haben das Gefühl, ausgeschlossen und zurückgedrängt zu werden, was wiederum zu Spannungen und Unruhe im gesamten Unternehmen führen kann. Vor allem jene Mitarbeiter, die nicht forsch und selbstbewusst auftreten, laufen Gefahr, wiederholt den Kürzeren zu ziehen, was wiederum ihre Produktivität mindern und ihr Stressgefühl steigern wird.

• Geringerer Teamzusammenhalt
Obwohl der Informationsaustausch mit neuen Kollegen verschiedenster Abteilungen in Hinblick auf neue Perspektiven und Ideen große Vorteile haben kann, kann die Zusammenarbeit mit der eigenen Abteilung, dem eigenen Team, sehr unter Desk Sharing leiden. Schließlich sitzt man vermutlich nicht mehr jeden Tag mit jenen Kollegen zusammen, die am selben Thema arbeiten und kann sich so auch nicht spontan darüber austauschen.

Deshalb muss man im Rahmen des Desk Sharing Konzepts ein besonderes Augenmerk darauf legen, dass die Dynamik und der Austausch innerhalb des Teams bestehen bleibt und, wenn notwendig, mit diversen Teamaktivitäten dafür sorgen, dass der Zusammenhalt gegeben ist.

Tipp: Entscheiden Sie sich für die Umsetzung des Flexible Office Konzepts in Ihrem Büro, schließen Sie die Mitarbeiter und den Betriebsrat unbedingt in diese Entscheidung ein. Sie wollen auf jeden Fall vermeiden, über die Köpfe der Betroffenen hinweg zu entscheiden, da dies so gut wie immer zu Ablehnung führt.

• Wie funktioniert erfolgreiches Arbeiten im Flexible Office?
Die diversen Vor- und Nachteile des Desk Sharing Konzepts machen eines klar: Eine flexible Bürogestaltung kann einem Unternehmen viel bringen, muss aber richtig umgesetzt werden und erfordert den Willen aller, mitzumachen. Denn nur dann kann der Erfolg des Unternehmens weiterbestehen oder sogar gesteigert werden. Die beste Art, alle zum Mitmachen zu bewegen, ist, sie in die Entscheidung mit einzubinden. Jeder soll die Möglichkeit haben, seine Meinung kundzutun, seine Ideen einzubringen und seine Bedenken zu äußern.
Kommt man zu dem Schluss, dass Desk Sharing für das eigene Unternehmen genau das Richtige ist, hat man es mit der Belegschaft besprochen und zeigt sich diese einverstanden, ist es unbedingt notwendig, genaue Regeln einzuführen und umzusetzen, an die sich ausnahmslos alle halten. Desk Sharing ist ein sehr interaktives Konzept, das davon lebt, dass Menschen zusammenarbeiten, aufeinander eingehen und flexibel sind. Haben erst einmal alle verstanden, worum es geht und was die Spielregeln sind, ist die Chance sehr groß, dass der Bürobetrieb sich positiv verändert.

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Moderne Unternehmen kommen nicht umhin, sich neue Arbeitskonzepte zu überlegen. Dazu gehört auch das Prinzip des Flexible Office. Es ist ein Konzept, dass vor allem für jene Firmen interessant ist, bei denen immer zumindest ein Teil der Belegschaft nicht im Büro ist, sei es aufgrund von Homeoffice, Firmenreisen, Meetings, etc.

Die junge Generation nimmt Shared Desks als innovativ, alternativ und, infolgedessen, attraktiv wahr. Mitarbeiter arbeiten enger zusammen, lernen sich untereinander besser kennen und tauschen Informationen aus. Desk Sharing fördert die Kreativität, den zwischenmenschlichen Umgang und steigert, wenn richtig umgesetzt, die Produktivität.

Doch es bringt auch einige Tücken mit sich, über die man sich klar sein und sprechen muss. Denn im Endeffekt wird Desk Sharing nur dann funktionieren und Erfolg haben, wenn alle Mitarbeiter in die Entscheidung miteinbezogen und ihre Meinungen und Sorgen ernst genommen werden und sich jeder an bestimmte Regeln hält.